Oct 5, 2023 | Infos
S’il y a bien un sujet d’importance en ce moment (et depuis quelques temps déjà…) pour les entreprises au sein desquelles j’interviens, c’est la gestion du temps. Et plus spécifiquement la façon dont chacun parvient à gérer les interruptions. Parce qu’elles sont nombreuses, multiples et…insidieuses. Et qu’elles viennent éroder largement la capacité de concentration des salariés.
Réduction du temps disponible pour les tâches de fond
De nombreux salariés se retrouvent à gérer davantage d’opérationnel que de tâches de fond, pourtant essentielles au bon fonctionnement (et développement !) de l’entreprise, quelle que soit sa taille.
Pour mémoire, ce sont en moyenne 144 e-mails par semaine (évaluation sous-estimée d’après moi 😊) qui sont gérés par chaque salarié. A ces mails s’ajoutent, en vrac et de façon intempestive : les messages instantanés (Teams, What’s App, SMS…), le téléphone, les notifications d’agendas ou encore les interruptions non désirées des collègues…
Pour reprendre l’image popularisée par la vidéo de ce professeur d’université invitant ses élèves à se questionner sur les choses que nous priorisons dans la vie à l’aide d’un bocal, de balles de golfs, de cailloux et de sable, nous avons en effet tendance à commencer par remplir notre bocal avec du sable. Or, si nous commençons par le sable, il n’y aura plus de place pour le reste : les tâches importantes, celles qui ont plus de valeur. Notamment sur le long terme.
Au contraire, si nous commençons par remplir le bocal avec les balles de golf (qui symbolisent les choses importantes), il y aura toujours de la place pour le sable qui à la capacité de se glisser dans les interstices.
Vous me direz peut-être :
— Ok, on est d’accord mais c’est plus facile à dire qu’à faire, comment on fait alors qu’on est tous happés et rattrapés par les entrants, de plus en plus présents ?
Et vous aurez raison ! En effet, je ne dis pas que c’est facile de s’y retrouver et de s’organiser pour mieux gérer son temps.
Pensons au desk bombing par exemple, cette tendance fâcheuse qu’ont certains de nos collègues de bureau à nous interrompre au mauvais moment. Ils viennent nous couper dans une tâche nécessitant de la concentration pour nous parler d’un dossier (au mieux). Ou nous demander une chose insignifiante (beaucoup trop souvent 😉).
Comment réagir dans ces cas-là, alors que l’on sait que ces interruptions font aussi partie des interactions sociales nécessaires à l’équilibre dans le travail ?
Quelques pistes pour limiter l’impact des perturbateurs d’attention et améliorer sa gestion du temps
On peut considérer que la plupart des perturbateurs d’attention sont extérieurs à nous et que, de fait, nous n’avons pas de prise sur eux.
Mais, ça serait occulter notre capacité à reprendre la main sur notre façon de gérer notre temps de travail, retrouver du temps choisi.
Plusieurs pistes sont en effet à explorer pour limiter les interruptions importunes.
S’autoriser
La première clé que je peux partager pour une meilleure gestion du temps est une clé d’action individuelle qui repose sur un mot : l’autorisation.
Il est en effet possible de s’autoriser, à titre individuel, à différer certaines interruptions.
Très pratiquement, il pourra être utile pour faciliter cela de :
- désactiver les notifications sur son téléphone
- décider de ne consulter sa boite mail qu’un petit nombre de fois par jour
- réserver des créneaux de travail personnel pour les tâches de fond sur son agenda et de suspendre sur sa porte un petit panneau à l’attention des collègues (cf. Illustration 😊)
Mettre en place des règles communes
La deuxième clé est plus globale et concerne l’entreprise et son fonctionnement. J’ai en effet accompagné plusieurs entreprises ayant mis en place des règles communes relatives aux usages des moyens de communication. L’élaboration et l’application de bonnes pratiques en la matière au sein de l’entreprise est en général très efficace. Surtout si elles ont été rédigées en concertation avec l’ensemble des personnes concernées.
Se faire accompagner
Il est parfois difficile, quand on a la tête dans le guidon, de voir ce qu’il est possible de changer. Puis-je vraiment ne pas consulter mes mails durant mes congés ? Comment vais-je faire à mon retour pour gérer les centaines de messages accumulés ? Et si il y avait une urgence ?
Seul, on peut être vite dépassé par l’ampleur de la tâche alors qu’il suffit parfois d’un regard extérieur et d’outils simples et efficaces, pour pouvoir modifier sa façon de travailler. Et parvenir à une meilleur gestion du temps.
L’accompagnement en coaching est possible en individuel ou en entreprise. D’expérience, je peux affirmer que les équipes ayant bénéficié de coaching en ont tiré de nombreux bénéfices dans leur façon de travailler et d’interagir. Elles ont repris la main sur leur temps pour privilégier les tâches à forte valeur ajoutée. L’équilibre à trouver dépend de nombreux facteurs et l’aborder au niveau de l’entreprise est une très bonne façon de le faire.
La limitation de l’infobésité, une réflexion globale sur les usages de moyens de communication internes sont de vrais enjeux pour les organisations.
Si vous souhaitez comprendre votre relation au temps, et être acteur de votre temps en améliorant vos capacités de concentration, contactez-moi et parlons-en !
Quelques références :
- Un service comptabilité d’une entreprise de négoce ( réorganisation du service )
- Les cadres dirigeants d’un producteur de vin (réflexion globale sur les usages et sur l’amélioration des pratiques)
- La charge mentale : sujets abordés lors de nombreux coachings individuels
Juil 27, 2023 | Infos
Souvent, en séance de coachings individuels, les coachés me partagent leurs préoccupations en lien étroit avec leur charge mentale et leur «carte du monde ». Il peut s’agir du manque d’engagement ou de la non motivation d’un collaborateur, des injonctions de réussite et de performance, de leurs désaccords, de la complexité des changements, de leurs peurs… Et c’est normal puisque nous avons tous des préoccupations ! Ce qui va faire la différence c’est ce que l’on en fait 😊 Pour avancer, avez-vous pensé à vous inspirer de la théorie des cercles de Covey de Stephen Covey ?
Les cercles de Covey : remettre de l’ordre dans ses préoccupations, focaliser son énergie et son temps positivement.
Homme d’affaires et professeur à l’Université d’Etat de l’Utah, Stephen Covey est particulièrement connu pour son best-seller « Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent ».
C’est dans cet ouvrage de développement personnel qu’il expose sa théorie des trois cercles.
Stephen Covey y décrit la manière dont nous utilisons notre temps et notre énergie. Pour lui elle peut être représentée par trois cercles :
- Le premier cercle (le plus grand) englobe tout ce qui occupe, à un moment où à un autre, notre cerveau. C’est le cercle de nos préoccupations professionnelles et personnelles. Ces préoccupations sont :
- soit des préoccupations « générales » sur lesquelles nous ne pouvons pas agir (la météo, les situations géopolitiques, les décisions stratégiques de l’entreprise…). Pour ma part, j’adore les mettre dans ma « poubelle mentale « 😉
- soit des préoccupations sur lesquelles nous avons un pouvoir d’action en influence ou en contrôle
- Le deuxième cercle est le cercle d’influence, je le nomme aussi le cercle de la pro-activité, le cercle du « oser ». On va pouvoir bouger les lignes en se demandant si on peut agir sur le sujet qui occupe notre esprit et donc influencer l’action en partie ou totalement. Ce questionnement peut se faire sous la forme de question simple :
- « Ai-je envie de mettre mon énergie sur les choses sur lesquelles je peux avoir un impact et une influence ? »
ou
-
- « Sur quoi puis-je agir et avoir de l’impact ? »
- Le troisième cercle est le cercle de contrôle : tout ce que nous contrôlons nous-mêmes : nos mots, nos comportements, nos décisions, nos efforts, notre écoute, nos relations…
Selon Stephen Covey, les personnes proactives sont celles qui vont se concentrer sur leur cercle de contrôle et d’influence. Ce faisant, elles font mécaniquement diminuer leur cercle de préoccupations.
A l’inverse, les personnes réactives se laissent envahir par les évènements extérieurs. Leur humeur est ainsi déterminée par des choses qu’elles ne peuvent pas contrôler. Leur cercle des préoccupations occupe une place très importante dans leur vie, au détriment de leur cercle de contrôle et donc d’influence.
Agir sur son cercle de contrôle pour faire évoluer les situations
Pour agrandir son cercle d’influence, Stephen Covey invite à agir sur son cercle de contrôle de plusieurs manières :
- Travailler sur soi et sa façon de voir le monde.
Pour élargir son cercle d’influence, il est primordial d’identifier ce qui est important pour soi afin d’identifier son but, sa mission.
- Questionner ses pensée limitantes.
- Prendre de petits engagements… et les tenir
- Développer sa capacité d’écoute et de compréhension de l’autre
« La plupart des gens n’écoutent pas avec l’intention de comprendre ; ils écoutent avec l’intention de répondre ». Stephen Covey
- Développer ses interactions sociales : agir sur l’interdépendance
Parce que les solutions trouvées à plusieurs sont souvent plus riches et créatives que ses propres solutions. S’entourer, écouter les propositions de son équipe et de son entourage permettront d’élargir son cercle d’influence.
- Apprendre… toujours
- Accepter de se tromper et réparer ses erreurs !
Mettre en pratique la théorie des cercles de Covey
Pour avancer, je propose souvent de réaliser ce petit exercice pratique :
- Dessiner les 3 cercles
- Identifier toutes vos préoccupations et les noter dans le cercle des préoccupations
- Dessiner votre poubelle mentale
- Pour chaque préoccupation, vous poser la question : puis-je agir ? quelle action en influence ou en contrôle puis-je mettre en place ?
- Si oui : vous notez l’action dans le cercle d’influence ou de contrôle
- Si non, notez la dans votre poubelle mentale !
Après avoir déterminé les éléments que vous pouvez modifier directement, le cercle d’influence et de contrôle pourront se dessiner de nouveau et, avec ce dernier, les actions qui pourront se mettre en place pour l’élargir.
Je conseille de faire cet exercice pour soi-même mais aussi avec son équipe !
Il permet de « vider la tête », de mettre à plat nos préoccupations et d’orienter l’énergie sur les actions et non sur les ruminations.
En outre, il est possible et même probable que vos collaborateurs aient des idées créatives à des problèmes qui vous semblent insolubles !
Envie de mettre en place des solutions pragmatiques pour résoudre vos préoccupations ?
Contactez-moi et discutons-en !
Juil 22, 2023 | Infos
Et si nous profitions du calme (relatif 😉) de l’été pour prendre un peu de recul sur nos pratiques et essayer de les faire évoluer ? J’aime beaucoup la chronique « Répondre ou réagir », qui fait partie de la série « Trois minutes pour méditer » de Christophe André.
Dans cette petite chronique, Christophe André fait la distinction entre répondre et réagir.
Distinguer la réponse de la réaction
Ainsi, pour lui, « réagir c’est se comporter comme une bestiole, un chien de Pavlov. On me stimule. Je réagis. Alors que répondre c’est prendre le temps d’examiner ce qui se passe, de comprendre et de décider quelle est la meilleure attitude à adopter ».
Notre société promeut davantage la réactivité, on le sait…
Et, nous sommes d’ailleurs plus enclins à être dans la réaction, plus facile, plus rapide, que dans la réponse.
Nous sommes hyper-connectés, hyper-sollicités, et hyper-réactifs, comme en témoignent les chiffres clés de l’observatoire de l’infobésité.
- 144 e-mails par semaine sont gérés par les salariés
- 52% des e-mails ont une réponse en moins d’une heure !
- 31% des salariés envoient des mails après 20h plus de 50 soirs par an.
En d’autres termes, nous sommes happés par l’opérationnel, au détriment des actions de fond qui demandent du temps, certes, mais qui sont surtout davantage productives et valorisantes.
Mais la bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de faire évoluer tout ça 😊
Faire évoluer nos comportements
Face à une situation, nous pouvons commencer par nous poser cette question toute simple : « Suis-je dans la réponse ou dans la réaction ? » , ou comme, le préconise Christophe André, demandons-nous simplement :
« Suis-je obligé de répondre tout de suite à ce mail, ce SMS, ce coup de téléphone ? »
Quand on se pose vraiment la question, la réponse est bien souvent non.
Il est fréquemment possible de prendre du temps pour répondre.
Et d’agir à son niveau, pour ne pas entretenir une culture de la réaction.
Pour ma part, et malgré les contraintes fortes de la société et la pression à laquelle nous sommes tous plus ou moins soumis, je pense que c’est possible.
Je pense que nous avons encore un (petit ?) espace de liberté à préserver 😉
Et vous, qu’en pensez-vous ? Répondre ou réagir, dans quelle situation vous trouvez-vous le plus fréquemment ?
Contactez-moi et discutons-en !
Juin 7, 2023 | Infos
💭 Imaginez…
Vous êtes en plein désert texan🤠, par une chaude journée d’été.
Vous faites tranquillement une petite partie de dominos avec votre conjointe et vos beaux-parents, en sirotant une limonade à côté du ventilateur.
Soudain, votre beau-père propose d’aller manger dans ce petit snack sympa que vous avez l’habitude de fréquenter, à Abilène.
Abilène qui se situe tout de même à 85km ! Et bien sûr, il n’y a pas de clim’ dans la voiture…
Vous n’êtes pas franchement convaincu mais comme personne, à part vous, ne semble contester plus que ça, vous vous rangez mollement à cette initiative.
Evidemment, cette magnifique idée se transforme en enfer quand, éreintés par un voyage de 85km en voiture, transpirants et collants de sable, vous arrivez au snack, fermé. L’affaire prend alors une sale tournure : tout le monde s’énerve et se rejette la responsabilité de cette pénible mésaventure …
Une anecdote à l’origine du « Paradoxe d’Abilène »
C’est l’anecdote à laquelle s’est intéressé le sociologue Jerry Harvey. Elle illustre parfaitement ce qui est donc devenu par la suite « Le paradoxe d’Abilène ».
Cette histoire fait très certainement écho à des situations que vous avez déjà vécues.
Et pas que dans votre vie personnelle 😊
En effet, le paradoxe d’Abilène est aussi actif en entreprise !
Très souvent, par peur de déplaire ou par conformisme, nous validons des idées auxquelles nous ne croyons pas. La décision commune, apparemment unanime, va en réalité à l’encontre de ce que pense l’ensemble des parties prenantes.
Ce consensus mou, accord mutuel implicite et non satisfaisant, évite souvent les conflits au départ. Mais pas à l’arrivée ! Lorsque l’idée se révèle être mauvaise, chacun se rejette mutuellement la responsabilité de l’échec.
Selon vous, quelle est notre part de responsabilité dans la création d’une situation que nous ne souhaitions pas mais à laquelle nous avons passivement contribué ?
Envie d’avancer sur cette question avec moi ? Contactez-moi et discutons en 😊
Mai 24, 2023 | Infos
Erreur, échec, faute, maladresse, bévue, bêtise… des mots qu’on aimerait souvent rayer de notre vocabulaire, voire de notre vie ! Surtout professionnelle 😊. Et pourtant, on le sait, les grandes réussites sont indissociables de séries d’échecs et d’erreurs. De tâtonnements et d’errements. Et c’est d’ailleurs les successions d’échecs qui vont mener à la réussite. Les exemples inspirants sont nombreux : Spielberg, Michael Jordan, JK Rowling ou encore Einstein, pour ne citer qu’eux, ont d’abord connu l’échec avant d’être les modèles de réussite que l’on connaît aujourd’hui. Cependant, même si notre rapport à l’erreur évolue doucement, force est de constater que l’on a encore beaucoup de mal à assumer nos manquements. Mais surtout à les valoriser et à en faire des forces. Dès lors, comment changer notre rapport à l’erreur ? Comment dépasser la culpabilité de se planter et se prendre des pelles en beauté ? Est-ce toujours souhaitable d’ailleurs ? Et, lorsque l’on a en charge une équipe, comment accueillir, valoriser, célébrer, utiliser, l’erreur comme une occasion de grandir ?
Inverser la tendance : célébrer l’erreur
Dans un article des Échos Entrepreneurs, André Lachance, entraîneur de baseball de l’Equipe de France et du Canada et Jean-François Ménard, préparateur mental, donnent des exemples intéressants utilisés dans le domaine du sport. Et plus particulièrement dans le baseball. Le baseball est en effet un sport où l’échec est très courant : les meilleurs frappeurs échouent 7 fois sur 10 au bâton ! Pour travailler sur l’erreur, la dédramatiser et en faire une opportunité d’augmenter la cohésion de l’équipe, André Lachance a décidé de la célébrer. Ainsi, à la fin de chaque match, le prix du meilleur « oups » est décerné au joueur ayant fait le plus d’erreurs. Célébrer l’erreur en cultivant l’humour et l’auto-dérision est donc… une réussite !
Cette pratique d’André Lachance a résonné avec une de celles que je propose dans le cadre des mes accompagnements en entreprise. En effet, j’invite souvent les managers à célébrer les tops et les flops. Je les invite aussi à demander à chaque collaborateur, en réunion hebdomadaire, son top et son flop de la semaine précédente.
L’interêt est ici de dédramatiser les flops et de valoriser le top quel qu’il soit. Et ce n’est pas toutes les semaines le contrat du siècle ! Ça peut être un moment de convivialité, un appel constructif, un conflit bien géré, un gâteau réussi, un déjeuner entre collègues …
Au lieu d’avoir les mains moites et le ventre serré d’avoir fait des erreurs, l’idée est bien de rappeler que l’erreur fait partie du processus. Mais aussi de détendre les esprits à son sujet. En élargissant aux moments de convivialité, on invite également à considérer l’entreprise dans toutes ses dimensions : travail et conditions de travail. Et ça c’est essentiel pour les êtres sociaux que nous sommes !
… tout en étant vigilant au biais du survivant
Albert Moukheiber appelle toutefois à la vigilance sur cette nouvelle tendance du « droit à l’échec ». En effet, selon lui, la valorisation de l’échec relève couramment de la fausse modestie. Les échecs valorisés sont souvent en réalité, des réussites déguisées…Ainsi, les échecs dont on entend parler ne sont que ceux qui mènent à la réussite. Ce biais du survivant, autrement dit, le fait de ne compter que les personnes qui ont réussi, occulte donc une partie de la réalité. D’autant que tous les échecs n’ont pas les mêmes conséquences. Il est donc nécessaire de replacer l’échec dans un contexte. Les échecs peuvent être bénéfiques, prévus dans le processus et en tant que tels, être réellement des occasions d’apprendre. L’exemple du baseball en fait clairement partie. Mais, il existe aussi des échecs non prévus et non souhaitables qu’il ne faut pas occulter. Pour ce docteur en neurosciences et psychologue, il s’agit donc de bien séparer les deux pour ne pas virer au story-telling toxique. Certains échecs ne sont pas positifs. Ils peuvent être douloureux, ne mener à aucune réussite. Et c’est normal. Rappelons-le 😊
Et si nous finissions sur une note japonisante ? Pour changer notre regard sur l’erreur, inspirons-nous de la philosophie Wabi-Sabi que Julie Pointer Adams traduit par « l’art de la perfection imparfaite ». Se détacher des concepts d’erreurs et de réussite. Et regarder le monde avec simplicité et humilité comme un ensemble d’imperfections qui en font sa beauté…
Envie de continuer cette discussion ? Désireux de progresser dans votre rapport à l’échec… et à la réussite ? Contactez-moi et discutons-en !
