Je surveille toujours avec intérêt la sortie du rapport de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN). En effet, ce document est un très bon outil pour suivre les évolutions des pratiques numériques en entreprise et leur impact sur les organisations et les individus. Forcément, ça résonne avec ce que je constate sur le terrain ! Et, si la question de l’hyper-connexion n’est pas récente, on se rend bien compte, à la lecture du rapport 2024 de l’OICN, de l’importance pour les organisations de se questionner plus en profondeur sur les usages numériques. Notamment en raison de la charge mentale qui y est associée et de l’impact des outils numériques sur le bien-être au travail. Pénibilité numérique, hyper-connexion, hyper-réactivité, congés numériques, que nous enseigne ce nouveau rapport ?
La lourde charge de travail numérique : des emails toujours des emails !
En moyenne, une personne passe 4h15 par semaine à gérer ses emails. Ce temps passe à plus de 10h/semaine pour les dirigeants ! En effet, le rapport intègre cette année une approche par persona et fournit des données en distinguant les usages des collaborateurs, des managers et des dirigeants. Cette omniprésence de l’email (14% des dirigeants gèrent plus de 500 emails par semaine) s’explique notamment par le besoin d’avoir des traces écrites, encore plus dans un contexte de travail asynchrone. Pour aider à alléger cette charge de travail numérique, l’OICN donne quelques pistes inspirantes.
- Qui ne s’est pas retrouvé destinataire d’un email qui ne le concernait que de loin ? Ainsi, une des pistes d’amélioration réside dans l’identification collective des emails inutiles et/ou irritants afin de pouvoir les supprimer.
- Il s’agit également de réapprendre à utiliser d’autres modes d’échanges et de reconnaissance : engager une conversation réelle permet souvent de sortir d’une boucle d’emails sans fin !
Hyper-connexion et hyper-réactivité : comment sortir du « plus et plus vite » ?
De nombreux emails sont envoyés hors du temps de travail. Ainsi, c’est le cas pour 17% des emails d’un collaborateur et de 28% des emails des dirigeants. Soirées et week-ends connectés sont fréquents avec pour conséquence l’impossibilité de couper, de respirer, de déconnecter. Pour favoriser la déconnexion, l’OICN recommande par exemple de séparer son téléphone professionnel de son téléphone personnel. Il souligne également l’importance de clarifier en équipe la question de ce qui est urgent.
L’hyper-réactivité gagne encore du terrain ! Ainsi, 18% des réponses des collaborateurs sont envoyés en moins de 5 minutes. Baignés dans la culture de l’urgence, nous sommes donc fréquemment dans la réaction plus que dans la réponse. En outre, l’OICN aborde la question du syndrome du « Getting Things Done » : plus on répond vite, plus on se libère de la tâche et donc de la charge mentale qui est associée. Pour sortir de l’hyper-réactivité, l’OICN recommande par exemple de préciser les délais de réponse attendu dans l’objet du mail et de faire de l’urgence une exception.
L’importance de s’accorder de vrais congés numériques, pour se ressourcer et se préserver
On parle de congés numériques lors des moments où nous n’envoyons aucun mail. 65% des dirigeants ne prennent aucun congé numérique. On est à 39% chez les managers et 28% pour les collaborateurs. Qu’il s’agisse de la peur de manquer une chose importante (le fameux FOMO : Fear Of Missing Out) ou du besoin d’anticiper la charge de travail au retour de vacances, les raisons sont nombreuses de ne pas couper totalement du travail.
Or, on sait depuis un moment déjà que cette absence de temps de pause pèse sur le bien-être et la santé mentale des salariés. D’autant plus qu’il existe, en France, un droit à la déconnexion.
Il reste donc encore pas mal de chemin à parcourir en matière d’usage du numérique en entreprise. D’autant que, comme le rappelle Suzy Canivenc, Chercheure à la Chaire Futurs de l’industrie et du travail ~ Mines Paris PSL et à l’OICN, en préambule du rapport de l’OICN :
« Malheureusement, la course à l’échalote technologique empêche de prendre le temps de réfléchir à ces usages et à leurs dommages collatéraux sur la qualité du travail comme sur la qualité de vie au travail. ».
Concilier numérique et bien-être au travail nécessite un travail de fond, des réflexions stratégiques collectives que le coaching peut aider à faire émerger. Contactez-moi et discutons des pratiques numériques en entreprise !